La copie conforme numérique légalement reconnue avec la certification NF 544

Écrit par © Filactu le . Rubrique: Législation

logo-FNTCLes entreprises vont pouvoir utiliser les copies fidèles réalisées par les opérateurs certifiés NF 544 qui auront la même valeur que les documents originaux. La certification NF544 rend opérationnelle la norme NF Z42-026 dite « numérisation fiable ». Un long parcours de normalisation initié par la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC) débouche ainsi sur un dispositif complet qui permet de se passer des documents papier ou pour le moins d'utiliser des copies numériques intègres reconnues légalement.

C’est ainsi que les travaux initiés par la FNTC depuis plusieurs années avec les pouvoirs publics et l'AFNOR viennent de se concrétiser avec la publication le 22 novembre 2018 du référentiel de certification NF 544. Dans les faits, cela signifie que les documents numérisés selon la norme NF Z42-026 par un opérateur interne ou un prestataire certifié NF544 ont la même valeur légale que les documents originaux au format papier.

« La différence sémantique entre numérisation fiable (réglementation) et numérisation fidèle (normalisation) est importante : d'un point de vue de la réglementation, pour produire une numérisation fiable, il s'agit de produire une copie fidèle et d'en assurer la conservation intègre. Il est donc important de compléter le dispositif de numérisation fiable à un système de préservation de l'intégrité (CFN NF Z42-020 ou SAE NF Z42-013) qui dispose également de certifications, » précise Hervé Streiff, expert du Groupe de Travail Archivage à la FNTC.

La publication de règles de certification NF544 est l'aboutissement d'un long parcours de normalisation / réglementation qui permet enfin de disposer d'un dispositif complet pour la numérisation fiable. Ce dispositif est triple :
    •    Réglementaire : depuis 2016, le législateur reconnaît la copie numérique fiable comme ayant la même valeur que l'original physique (Article 1379 du Code civil) et définit les objectifs pour produire une copie fiable (Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies)
    •    Normatif : en 2017, la publication de la norme homologuée NF Z42-026 spécifie les modalités techniques et organisationnelles pour produire une copie dite « fidèle » et compléter parfaitement le cadre juridique
    •    Certification : le référentiel de certification NF 544 précise les modalités d'audit de processus de numérisation pour certifier la conformité d'un opérateur de numérisation interne ou prestataire de service par rapport à NFZ 42-026.


Cette évolution répond à plusieurs besoins du marché :
    •    Envisager la destruction anticipée des originaux papiers, ou de diversifier le risque en disposant de deux supports sans risque de perte d'intégrité.
    •    Assurer une complémentarité entre opérateurs de numérisation et services d'archives électroniques en précisant les modalités d'interopérabilité, notamment des éléments de preuve
    •    Intégrer le besoin des donneurs d'ordres qui sont eux-mêmes éligibles aux dispositifs de certification pour des ateliers de numérisation centralisés ou décentralisés (numérisation au guichet). <